5 ukrytych funkcji Gmaila, o których nie wszyscy wiedzą

Niezależnie od tego, czy email w domenie Gmail jest twoim prywatnym lub służbowym adresem poczty elektronicznej, warto wiedzieć, że Google oferuje coś więcej niż tylko możliwość standardowego wysyłania i odbierania wiadomości.

Usługa poczty e-mail od Google jest bowiem jedną z najbardziej rozbudowanych o dodatkowe funkcje jakie znajdziemy w sieci. Tymczasem znaczna część użytkowników nawet nie zdaje sobie sprawy z faktu istnienia tych udogodnień, gdyż twórcy jakoś szczególnie ich nie oznaczają i nie reklamują. A szkoda, gdyż niektóre z funkcji Gmaila to bardzo przydatne opcje, pozwalające korzystać z poczty bardziej efektywnie i komfortowo. Na potrzeby tego tekstu wybraliśmy pięć takich, które uznaliśmy za najciekawsze i mogących poważnie wpłynąć na zmianę sposobu w jaki korzystamy z tej usługi pocztowej.

Cofnij wysyłanie

Chyba każdy znalazł się kiedyś w sytuacji, w której pośpiesznie wysłał maila, a potem w panice – uzmysławiając sobie, że w wiadomości jest błąd lub wysyłamy ją do niewłaściwego adresata, szukał możliwości by to zatrzymać. Tymczasem w Gmailu można cofnąć wysłane e-maile! Standardowo, jeśli mamy dobry refleks możemy próbować z tego korzystać w formie domyślnej (mamy na to całe pięć sekund, w tym czasie po wysłaniu wiadomości wyświetla się przycisk cofnij), jednak co w sytuacji, gdy nie jesteśmy aż tacy szybcy, lub zorientujemy się że popełniliśmy błąd nieco później? Jest wyjście – funkcja ta może zostać spersonalizowana a Gmail pozwala na wydłużenie czasu, w którym będziemy jeszcze mogli podjąć ostateczną decyzję.

Tak jak wspomniałem, domyślnie Gmail daje użytkownikom pięć sekund na cofnięcie wysyłania. To niezbyt dużo czasu. Na szczęście można to zmienić w ustawieniach Gmaila (na karcie Ogólne). Ustawienie jest oznaczone jako Cofnij wysyłanie i ma cztery różne opcje, przy czym 30 sekund to czas maksymalny. Nie jest to może bardzo dużo, ale z pewnością w pół minuty zauważymy więcej niż w 5 sekund.

Z Gmaila można korzystać offline

Bardzo ciekawą funkcją Gmaila jest to, że można z niego korzystać nawet wtedy, gdy nie mamy dostępu do internetu. By to w ogóle zadziałało, trzeba tę funkcję włączyć, gdyż domyślnie jest nieaktywna. Znajduje się ona w Ustawieniach (ikona koła zębatego na stronie Gmaila, po wybraniu opcji Zobacz wszystkie ustawienia), w zakładce Offline.

Po aktywacji Gmail będzie przechowywać wszystkie e-maile z ostatnich siedmiu, trzydziestu lub dziewięćdziesięciu dni (można tam to wybrać) na naszym komputerze, a nie jak dzieje się to zwykle – w chmurze. W każdej chwili będziemy mieć do nich dostęp, bez względu na to, gdzie w danym momencie się znajdziemy.

Rzecz jasna nie będzie tak, że otrzymamy wiadomość, którą ktoś nam wyśle po tym, kiedy stracimy dostęp do sieci. Będziemy widzieć tylko maile przysłane nam do czasu zerwania połączenia z internetem.

Nie będzie też można razu odpowiadać na posiadane w pamięci wiadomości, do tego jest potrzebna oczywiście sieć. Będzie jednak można przygotować swoje odpowiedzi, wszystkie także zostaną zarchiwizowane. Zostaną wysłane automatycznie od razu, gdy ponownie połączymy się z internetem. Jest to pomocna opcja gdyż nie musimy pamiętać, że mamy jakieś zaległe wiadomości, na które nie odpowiedzieliśmy w czasie, gdy nie znajdowaliśmy się w zasięgu sieci.

Gmail posiada szereg funkcji, które zdecydowanie usprawnią korzystanie z poczty e-mail

Przycisk drzemki, czyli odkładanie wiadomości

Możliwość odkładania poczty „na później” to funkcja Gmaila przydatna zwłaszcza dla tych osób, nie mają w zwyczaju, lub po prostu nie lubią odpowiadać na wiadomości w takiej kolejności w jakiej je otrzymały. Bywa też, że jesteśmy zbyt zajęci, aby czytać i reagować na każdego e-maila natychmiast po jego otrzymaniu. Niektóre z nich nie wymagają zresztą pilnej odpowiedzi i z powodzeniem mogą być odłożone na później.

Z pomocą przychodzi tu Google, który pozwala aby Gmail przesunął wiadomość ze skrzynki odbiorczej na późniejszy termin. Co ważne możemy zdecydować, kiedy „odłożona” wiadomość zostanie do nas przesłana ponownie.

To rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę. Pozwala uporządkować swoją skrzynkę w taki sposób, że nie stracimy z oczu żadnej ważnej wiadomości, ale będziemy też mogli utworzyć ich optymalną hierarchię.

Jak to aktywować? Wystarczy najechać kursorem na wiadomość przychodzącą w skrzynce, pojawi się (na samym końcu wiersza) ikona zegara. Klikamy ją i wybieramy termin w którym tę samą wiadomość otrzymamy ponownie (do tego czasu zniknie ona ze skrzynki przychodzących).

Powiadomienia o poczcie na pulpicie

Ta funkcja przyda się zwłaszcza bardzo zajętym osobom, które na komputerze wykonują wiele zadań jednocześnie i nie są w stanie co chwilę zaglądać do skrzynki w poszukiwaniu nowych wiadomości, a jednocześnie nie chcą niczego przegapić. Gmail jest w stanie wysyłać im alerty na ekran komputera. Nawet jeśli okno przeglądarki w której znajduje się poczta będzie zminimalizowane.

To ustawienie znajdziemy na karcie Ogólne w Ustawieniach Gmaila, gigant nadał mu nazwę Powiadomienia na pulpicie.

Tryb Poufny

Jeśli z jakichś ważnych dla użytkownika Gmaila powodów musi on wysłać wiadomość poufną, czyli taką która potrzebuje dodatkowych zabezpieczeń prywatności, jest taka możliwość. To Tryb poufny. Po jego aktywacji odbiorcy naszej wiadomości nie będą mogli przesłać jej nikomu innemu, skopiować ani wydrukować (choć musimy pamiętać, że nadal mogą zrobić zdjęcie, np. smartfonem). Po aktywacji trybu poufnego (ikonka kłódki z zegarem w dolnym rogu okna tworzonej wiadomości) możemy też zablokować dostęp do wiadomości już wysłanej po pewnym czasie – z góry ustalamy termin ważności, możemy zresztą zdalnie uniemożliwić dostęp także przed tym terminem. Wiadomość można też zabezpieczyć kodem dostępu, co przyda się, jeśli nie chcemy by otworzył ją ktoś niepowołany.

Tomasz Sławiński