Funkcja autorespondera jest jednym z najbardziej przydatnych dodatków do programów pocztowych. Jedną z popularniejszych, używaną w wielu biurach jest ta z programu Gmail – daje sporo opcji konfiguracyjnych i jest dość przyjazna w obsłudze. Co ważne, jeśli korzystamy z konta pocztowego Google, a zapomnimy ustawić autorespondera na komputerze, możemy to zrobić także za pomocą aplikacji na smartfona. Jak to zrobić, wyjaśniamy poniżej.
Włączanie i wyłączanie autorespondera Google na komputerze
- otwieramy aplikację Gmaila na komputerze,
- w prawym górnym rogu aplikacji należy kliknąć Ustawienia, a potem Zobacz wszystkie ustawienia,
- następnie przewijamy stronę w dół do sekcji Wiadomość o nieobecności,
- w menu, które się otworzy, wybieramy pozycję Wiadomość o nieobecności włączona,
- w kolejnym kroku należy określić zakres dat, temat i treść wiadomości, która będzie wysyłana osobom, które spróbują się z nami kontaktować,
- można ustawić, by wiadomość o nieobecności widziały tylko osoby z naszej listy kontaktów, by tak się stało, zaznaczamy odpowiednie pole wyboru pod wiadomością,
- u dołu strony klikamy Zapisz zmiany i gotowe.
W czasie gdy wiadomość o nieobecności jest aktywna, u góry na liście Odebranych wyświetla się komunikat z tematem tej wiadomości. Aby zakończyć działanie autorespondera, należy kliknąć informację o nieobecności i wybrać przycisk Zakończ teraz.
Włączanie i wyłączanie wiadomości o nieobecności na urządzeniach z Androidem
- otwieramy aplikację Gmail na telefonie lub tablecie,
- w lewym górnym rogu klikamy ikonę trzech pasków, która otworzy Menu,
- przewijamy w dół listę, która się wyświetli i klikamy Ustawienia,
- wybieramy konto, na którym chcemy wprowadzić to ustawienie,
- następnie klikamy na pozycję Wiadomość o nieobecności,
- u góry ekranu ustawiamy Wiadomość o nieobecności na Włączone.
- ustalamy zakres dat obowiązywania reguły, następnie temat i treść wiadomości zwrotnej,
- na koniec klikamy Gotowe.
Aby wyłączyć wiadomość o nieobecności, można to zrobić przełącznikiem Wyłącz, który znajduje się w tym samym menu.
Włączanie i wyłączanie autorespondera Gmail w iPhone’ach i iPadach
- na iPhone lub iPadzie otwieramy aplikację Gmail,
- w lewym górnym rogu aplikacji klikamy Menu,
- przewijamy w dół, a następnie klikamy w Ustawienia,
- stukamy w konto, z którego chcemy wysyłać automatyczne odpowiedzi,
- następnie klikamy Vacation Responder,
- przełączamy Vacation Responder na Włączone,
- wypełniamy zakres dat, temat i treść wiadomości, która będzie wysyłana podczas naszej nieobecności,
- w prawym górnym rogu klikamy na zakończenie Zapisz.
- Aby wyłączyć odpowiedź dotyczącą urlopu, przełącz "Vacation Responder" na Wyłączone
Jakie są reguły działania autorespondera w Gmailu?
Po ustawieniu zakresu dat autorespondera, wiadomości o nieobecności zaczynają być wysyłane osobom, które coś do nas napiszą o godzinie 00:00 w pierwszym dniu ważności, a koniec działania tej funkcji następuje o 23:59 w ostatnim dniu ważności, choć oczywiście mamy możliwość, by to ręcznie (według powyższej instrukcji) wyłączyć wcześniej.
Co ważne, standardowo wiadomość o nieobecności jest wysyłana do nadawcy e-maila tylko przy pierwszej próbie kontaktu. Jeśli ktoś napisze do nas kilka wiadomości w krótkim czasie, tylko na pierwszą otrzyma automatyczną odpowiedź.
Są jednak pewne wyjątki:
Kiedy ten sam nadawca wiadomości podejmie kolejną próbę kontaktu z nami po czterech dniach, a nasz autorespondera jest cały czas aktywny.
System „resetuje się” w momencie modyfikacji treści wiadomości zwrotnej przez nas samych. W efekcie osoba, która otrzymała naszą automatyczną wiadomość o nieobecności, a skontaktuje się ponownie (a my w międzyczasie edytowaliśmy ustawienia autorespondera), także dostanie nową automatyczną odpowiedź.
Co ważne, jeśli korzystamy z Gmaila na koncie służbowym, szkolnym lub innym dostarczanym przez dowolną organizację lub instytucję, można przy okazji wybrać, czy odpowiedź z naszego autorespondera będzie wysyłana do wszystkich czy tylko do osób z firmy/grupy.
Przy okazji warto wiedzieć, że odpowiedzi z autorespondera nie otrzymają nadawcy wiadomości, których Gmail uzna za spam.
Jak sprawdzić status, że ktoś do kogo piszemy, jest „Poza biurem”?
Gmail umożliwia szybkie sprawdzenie, czy osoba, do której piszemy wiadomość, jest w pracy, bez autorespondera. Służy do tego status „Poza biurem”.
Gdy nasz adresat ma w kalendarzu ustawione wydarzenie „Poza biurem”, Gmail wyświetli opis o tej samej nazwie w trakcie pisania przez nas e-maila do takiej osoby. Można wówczas oczywiście wysłać wiadomość, ale z góry wiadomo, że raczej nie otrzymamy odpowiedzi natychmiast.
Jak utworzyć status „Poza biurem”?
Gdy utworzymy status „Poza biurem”, osoby z naszego kręgu zobaczą, że jesteśmy nieobecni, będą widzieć to w trakcie pisania wiadomości do nas, a nasz kalendarz będzie automatycznie odrzucał spotkania wyznaczane na ten czas.
By ustawić status „Poza biurem” trzeba:
- otworzyć Kalendarz Google na komputerze,
- u góry kalendarza kliknąć pierwszy dzień, w którym nas nie będzie w pracy,
- wybrać opcję Poza biurem,
- następnie wybieramy zakres dat, kiedy będziemy niedostępni, można tu też określić zakres godzinowy,
- na koniec klikamy Zapisz.
Tomasz Sławiński
KOMENTARZE (0) SKOMENTUJ ZOBACZ WSZYSTKIE