Podpis elektroniczny, profil zaufany. Czym się różnią i gdzie je wykorzystać - poradnik

Choć sama instytucja podpisu elektronicznego istnieje w Polsce od kilkunastu lat, to w pierwszym okresie nie był on – ze względu na dość skomplikowaną procedurę uzyskania (a także wysokie koszty wersji kwalifikowanej) popularny wśród zwykłych użytkowników. Wdrażały go większe firmy i instytucje, natomiast prawdziwy przełom w stosowaniu cyfrowych podpisów przyszedł dopiero po 2016 roku, kiedy wprowadzono możliwość utworzenia profilu zaufanego za pośrednictwem bakowości elektronicznej (Alior Bank, PKO BP, ING BŚ, Millennium, mBank oraz Pekao) oraz internetowej platformy Poczty Polskiej – Envelo, czyli całkowicie bez wychodzenia z domu.

Banki przez platformy internetowe których można utworzyć profil zaufany 

Wcześniej założenie profilu zaufanego, który jest alternatywą dla podpisu kwalifikowanego w internetowych serwisach administracji publicznej wymagało osobistego potwierdzenia z dokumentem tożsamości w urzędzie lub punkcie potwierdzającym, co dla wielu osób nadal było barierą nie do pokonania. Teraz całą procedurę rejestracyjną można wykonać w kilka minut.

Czym jest podpis cyfrowy?

Dziś bardzo wiele kwestii, z którymi jeszcze kilka lat temu musielibyśmy udawać się do urzędu można szybko załatwić przez Internet. Większość spraw administracyjnych wymaga jednak złożenia podpisu, co przy działaniu na odległość byłoby problematyczne. Jednak państwo, by to umożliwić a przy okazji zapewnić takim czynnościom bezpieczeństwo, na przykład dla pewności, że nikt się pod nas nie podszywa wprowadziło różne formy podpisów cyfrowych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest najbardziej zaawansowanym rodzajem podpisu cyfrowego. W zasadzie w pełni zastępuje nasz osobisty, odręczny podpis i dzięki niemu możemy zdalnie załatwiać większość spraw urzędowych w systemie ePUAP i innych cyfrowych platformach rządowych, ale przede wszystkim:

• zarejestrować działalność gospodarczą
• zawierać kontrakty i umowy biznesowe
• podpisywać faktury elektroniczne
• zawierać wiążące umowy handlowe
• składać oferty w przetargach
• składać e-deklaracje podatkowe
• używać w kontaktach z KRS, GIODO, CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)
• składać wnioski patentowe
• podpisywać pisma procesowe w postępowaniu upominawczym
• podpisywać inne dokumenty (np. te przygotowywane w pakiecie biurowym i załączane do e-maili, dokumenty w formacie PDF)

Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga jednak posiadania specjalistycznego sprzętu i oprogramowania, do jego składania. Urządzenia te, wraz z certyfikatami dostarczają podmioty komercyjne (certyfikowane przez Ministerstwo Cyfryzacji) i trzeba za nie zapłacić. Zwykle mają postać tokenów USB lub czytników specjalnych kart. Przy podpisywaniu dokumentów podajemy np. PIN. Ważność podpisu kwalifikowanego to rok lub dwa lata. Można go przedłużyć za opłatą (niższą niż w przypadku zakładania).

Cena takiego zestawu zależy od kilku czynników – długości trwania umowy na jaką się zdecydujemy, technologii użytej do każdorazowego potwierdzania podpisu. Zwykle koszt takiej usługi oscyluje wokół kilkuset złotych rocznie. W przypadku działalności biznesowej taki wydatek szybko zwraca się z nawiązką, natomiast jeśli chodzi o zwykłych użytkowników (zwłaszcza takich, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej) zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest profil zaufany.

To tylko niektóre z wielu spraw, które można załatwić przez internet bez wychodzenia z domu dzięki ePUAP

Zdobycie podpisu kwalifikowanego wymaga osobistego stawiennictwa o podmiotu dostarczającego usługę i potwierdzenia tożsamości za pomocą dowodu osobistego lub paszportu.

Wszystkie systemy kwalifikowanych podpisów elektronicznych podlegają szczegółowej i wnikliwej certyfikacji wynikającej z regulujących to przepisów prawa. Lista dostawców spełniających kryteria bezpieczeństwa znajduje się w witrynie Narodowego Centrum Certyfikacji. 

Profil zaufany, to z kolei nieco uszczuplona względem podpisu kwalifikowanego platforma do potwierdzania tożsamości. Służy wyłącznie do kontaktów on-line z urzędami państwowymi, chociażby ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS, praca.gov.pl, podatki.gov.pl. Podstawowe cechy profilu zaufanego:

• jest bezpłatny,
• jest ważny 3 lata, z możliwością przedłużania ważności bez opłat,
• można go założyć bez wychodzenia z domu, przez system bankowości internetowej jednego z banków uczestniczących w projekcie,
• można nim podpisywać wnioski o wpis do KRS,
• autoryzować wnioski których adresatem jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (zmiana nazwy, adresu firmy a także zawieszenie i zamknięcie działalności),
• można go wykorzystać w kontaktach z urzędami skarbowymi, gdzie pozwala między innymi podejrzeć e-deklaracje podatkowe, podpisać i złożyć deklaracje: PIT-WZ, PIT-OP, PIT-37, PIT-38, JPK_VAT, a nawet zarejestrować kasę fiskalną,
• dzięki niemu załatwimy szereg spraw w ZUS, chociażby podpisać wniosek o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, zgłosić i wykreślić osoby ubezpieczone, wyznaczyć pełnomocnika w zakresie kontaktów z ZUS, sprawdzić salda własnych kont a także umówić się na klasyczną wizytę w oddziale Zakładu.

Tak jak wspomniałem wcześniej dzięki profilowi zaufanemu możemy załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu – co ważne system działa 24h na dobę, nie jesteśmy więc ograniczeni godzinami pracy instytucji.

Profil zaufany najlepiej założyć na tej stronie - najprostszym i najszybszym sposobem jest wykorzystanie do tego bankowości internetowej, gdyż wówczas całą procedurę można ukończyć w najkrótszym czasie i bez wychodzenia z domu. Od 17 czerwca 2021 można też założyć profil zaufany z pomocą wideorozmowy z urzędnikiem, wówczas trzeba mieć odpowiedni sprzęt (komputer + kamera z mikrofonem) pozwalający na jej odbycie. Dotychczas profile zaufane zakładane w ten sposób miały ograniczoną do 3 miesięcy ważność.

Kto może utworzyć profil zaufany?

Użytkownikiem profilu zaufanego może być każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną albo ograniczoną zdolność do czynności prawnych i ma nadany numer PESEL. Oznacza to, że profil zaufany mogą posiadać także osoby małoletnie, czyli takie, które ukończyły 13 lat pod warunkiem, że mają możliwość jego potwierdzenia.

Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej

Mówiąc o podpisach elektronicznych i profilu zaufanym nie można nie wspomnieć o podstawowej platformie, na której posiadany już podpis/certyfikat można wykorzystać. Jest to ePUAP, czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. To rozbudowany rządowy portal, w ramach którego można bez wychodzenia z domu, o każdej porze dnia i nocy załatwić wiele spraw na różnych poziomach administracji (zarówno lokalnej jak i centralnej). Dzięki ePUAP załatwimy:

• złożymy wniosek o dowód dla siebie lub dziecka
• zgłosimy utratę lub zniszczenie dowodu, prawa jazdy
• zawiadomimy o sprzedaży samochodu
• dopiszemy się do spisu wyborców
• uzyskamy odpisy aktów: małżeństwa, urodzenia, zgonu lub innych dokumentów
• zgłosimy urodzenie dziecka
• sprawdzimy, czy pracodawca nas ubezpieczył i jaką dostaniemy emeryturę
• przejrzymy swoje zwolnienia lekarskie i składki
• odbierzemy przed wyjazdem za granicę kartę EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego)
• sprawdzimy swoje rozliczenia podatkowe
• zgłosimy spadek lub darowiznę
• pobierzemy zaświadczenie o niekaralności
• zarejestrujemy się jako osoba bezrobotna i zapiszemy się na szkolenia
• sprawdzimy swoje dane i dokumenty w rejestrze PESEL
• zarejestrujemy działalność gospodarczą
• złożymy wniosek o Kartę Dużej Rodziny
• wyślemy pismo ogólne w dowolnej innej sprawie, gdy nie ma formularza do załatwienia konkretnego problemu

Korzystanie z ePUAP jest bezpłatne, a co najważniejsze każda wysyłka i odbiór pisma przez tę platformę ma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które jest tak samo ważne jak pocztowe awizo. By korzystać z tego systemu, należy założyć w nim konto, w tym celu należy:

• wejść na stronę ePuap,
• kliknąć na „Zarejestruj się”,
• wypełnić krótki formularz,
• jeśli podasz w nim PESEL – automatycznie złożysz wniosek o profil zaufany, który należy potwierdzić,
• na koniec zalogować się na założone już konto.

Obywatel.gov.pl

To nieco uproszczony serwis zakresem funkcji przypominający ePuap. Także i tu z pomocą profilu zaufanego każdy obywatel ma dostęp do usług publicznych on-line.

Internetowe Konto Pacjenta

Kolejnym ważnym narzędziem, które można wykorzystać z pomocą profilu zaufanego jest Internetowe Konto Pacjenta (IKP). Jest to przydatne narzędzie w systemie ochrony zdrowia, które ma ułatwić pacjentom wygodne korzystanie z usług cyfrowych i uporządkować rozproszone dotąd informacje medyczne o naszym stanie zdrowia w jednym miejscu. To bezpłatne konto ma każdy, kto ma PESEL. Wystarczy się tylko zalogować za pomocą profilu zaufanego. Internetowe Konto Pacjenta udostępnia informacje o przeszłym, aktualnym lub planowanym leczeniu i pozwala załatwić szereg spraw bez konieczności wizyty w przychodni lub poradni.

Dzięki IKP każdy użytkownik może:

• zobaczyć e-receptę wystawioną przez lekarza, pielęgniarkę lub położną — zarówno po wizycie, jak i po konsultacji przez telefon — bez konieczności odbierania jej osobiście w przychodni,
• otrzymywać e-mailem lub SMS-em powiadomienia o przepisanych e-receptach i e-skierowaniach — by móc realizować e-recepty i e-skierowania,
• sprawdzić i pobrać otrzymane e-recepty e-skierowania,
• upoważnić bliską osobę do dostępu do danych, załatwiania spraw w naszyn imieniu (np. do odbioru e-recepty),
• dowiedzieć się, gdzie możesz się leczyć,
• wyrazić zgodę na określone świadczenia zdrowotne, np. inwazyjne zabiegi chirurgiczne,
• wybrać lub zmienić lekarza, pielęgniarkę i/lub położną podstawowej opieki zdrowotnej,
• udostępnić placówce medycznej lub pracownikowi medycznemu swoje e-recepty i e-skierowania, a aptece lub punktowi aptecznemu e-recepty i informacje o lekach wykupionych na receptę,
• złożyć wniosek o wydanie EKUZ – Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego.

Tomasz Sławiński