Najlepsze aplikacje do zarządzania własnym czasem

Aplikacje do zarządzania czasem to świetne narzędzie do zapanowania nad własnymi aktywnościami w trakcie dnia. Wiele osób ma poważny problem z zapamiętaniem wszystkich rzeczy i zadań, które powinniśmy wykonać — zarówno w pracy, jak i w domu w ramach codziennych obowiązków. Do tego zawsze są jakieś czynności dodatkowe — okresowa wizyta u lekarza, zaplanowane wcześniej spotkanie. Bardzo pomocne w zagospodarowaniu czasu mogą się okazać aplikacje, które umożliwiają precyzyjne rozłożenie zadań i jeszcze o nich przypomną. Oto lista 6 najlepszych tego typu aplikacji:

Nozbe

Pomysłowa aplikacja dostępna zarówno na telefony komórkowe, jak i komputery, której zadaniem jest pomoc przy wykonywaniu zadań, tak by wyrobić się w czasie. W tym celu tworzy się listy rzeczy do zrobienia, którym nadaje się finalną datę wykonania. Poszczególnym zagadnieniom można nadać priorytety. Dzięki tej aplikacji możliwa jest także współpraca grupowa – umożliwia ona bowiem współdzielenie projektów, dodawanie komentarzy. Program pozwala też na zapisywanie powtarzalnych projektów i tworzenie z nich przydatnych szablonów. Aplikacja jest dostępna zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej.

Nozbe — aplikacja, która pomaga, by nasze zadania zostały wykonane skutecznie i na czas

Trello

Ta aplikacja pomaga w doprowadzeniu ważnych (zarówno zawodowych, jak i osobistych) spraw do końca. Program pozwala na tworzenie tablic, list oraz kart, w których łatwiej zorganizować to, nad czym właśnie pracujemy, zwłaszcza że możemy do nich dodać datę ważności. Dzięki aplikacji można stworzyć, chociażby precyzyjny plan działania. Dokumenty te można następnie udostępniać znajomym i współpracownikom, można w nich także przypisywać zadania – zarówno sobie, jak i innym osobom. Trello pozwala na dodawanie komentarzy, załączanie plików z Google Drive i Dropbox. Aplikacja jest bezpłatna.

Trello - aplikacja do zarządzania zadaniami i spotkaniami

Rescue Time

Jest to cała platforma, łącznie z wtyczką, do której przeglądarki zadaniem jest monitoring czasu, który przeznaczamy na wykonywanie zadań. Aplikacja tworzy przejrzyste raporty na temat tego, kiedy nasza praca jest efektywna, a w jakich momentach marnujemy czas. Dzięki tym raportom można sprawdzić, co nas najbardziej rozprasza, a potem stworzyć alerty, które przypominają o ważnych terminach i obowiązkach. Dzięki wtyczce do przeglądarki internetowej można nawet zablokować rozpraszające nas witryny internetowe. Rescue Time jest płatne, oferuje natomiast darmowy okres próbny.

Rescue Time — aplikacja która przeanalizuje ile czasu spędzamy nad poszczególnymi czynnościami

TMetric

To zaawansowana aplikacja i usługa śledzenia czasu pracy dla specjalistów IT i firm. Jest tak skonstruowana, aby wszelkie czynności można było rozpocząć jak najszybciej, a resztę skonfigurować później. Pozwala na śledzenie zadań z wielu systemów, umożliwia zarządzanie projektami za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki TMetric można kategoryzować czas spędzony nad poszczególnymi zadaniami, tworzyć dokładne raporty, a nawet monitorować pracę całego zespołu ludzi w Internecie.

TMetric — aplikacja pozwala zapanować nad czasem, jaki przeznaczamy na wykonanie projektów

Evernote

Aplikacja ta co prawda nie monitoruje czasu i jakości naszego skupienia, ale pozwala robić bardzo przydatne notatki, co z pewnością przełoży się na oszczędność czasu w przyszłości. To prawdziwy kombajn – pozwala na tworzenie notek pisemnych, głosowych, dzięki tej aplikacji można tworzyć wycinki z artykułów w Internecie (na których łatwo możemy później nanosić własne komentarze). Aplikacja pozwala na import dokumentów w formacie PDF, możesz też dzięki niej gromadzić paragony i rachunki z zakupów, a potem w razie potrzeby łatwo je wydrukować.

Evernote — aplikacja, która pozwoli na sporządzenie precyzyjnych notatek 

Kalendarz Google

Ten darmowy organizer od Google wcale nie ustępuje płatnej konkurencji. To nie tylko cyfrowy kalendarz — aplikacja umożliwia zapraszanie innych osób na spotkania, przypomina o zaplanowanych wydarzeniach i aktywnościach, pozwala śledzić ich postępy. Ważną funkcją jest tworzenie wielu kalendarzy, które następnie można na siebie nakładać – to rozwiązanie pozwala na łatwe zestawianie zadań poszczególnych osób w większych zespołach i eliminowanie ewentualnych kolizji. Dodatkowo w aplikacji na smartfony użytkownik ma możliwość definiowania własnych celów, dla których można wybrać częstotliwość, czy optymalny zakres czasowy.

Kalendarz Google — popularna i funkcjonalna aplikacja do prowadzenia własnego planu zajęć

Czy aplikacje na smartfona mogą pomóc w zarządzaniu własnym czasem?

Wiele zależy od indywidualnych preferencji i nawyków użytkowników. Jednak można wyróżnić kilka zalet i wad korzystania z aplikacji do planowania i monitorowania swoich zadań.

Zalety aplikacji na smartfona to:

• Dostępność. Możesz mieć swoją listę zadań zawsze przy sobie, bez względu na to, gdzie jesteś i co robisz. Nie musisz nosić ze sobą papierowego kalendarza czy notesu, wystarczy spojrzeć na ekran telefonu.
• Synchronizacja. Możesz zsynchronizować swoje zadania z innymi urządzeniami, takimi jak komputer, tablet czy smartwatch. Możesz też udostępniać swoje plany innym osobom, np. współpracownikom czy rodzinie.
• Funkcjonalność. Aplikacje na smartfona oferują wiele funkcji, które ułatwiają zarządzanie czasem. Możesz np. ustawić przypomnienia, alarmy, kategorie, priorytety, terminy, podzadania, notatki, statystyki itp.
• Motywacja. Aplikacje na smartfona mogą pomóc Ci w utrzymaniu motywacji do realizacji swoich celów. Możesz np. śledzić swój postęp, otrzymywać nagrody, rywalizować z innymi użytkownikami czy korzystać z technik gamifikacji.

Wady aplikacji na smartfona to:

• Rozproszenie. Aplikacje na smartfona mogą być źródłem rozproszenia i stresu. Możesz np. odczuwać presję, że musisz wykonać wszystkie zadania na liście, sprawdzać telefon co chwilę lub być bombardowany powiadomieniami.
• Zależność. Aplikacje na smartfona mogą sprawić, że będziesz uzależniony od technologii i zapomnisz o innych sposobach zarządzania czasem. Możesz np. stracić umiejętność samodzielnego planowania, organizowania i podejmowania decyzji.
• Niekompatybilność. Aplikacje na smartfona mogą nie pasować do Twojego stylu życia lub pracy. Możesz np. nie mieć dostępu do internetu, baterii lub pamięci w telefonie lub nie znaleźć aplikacji, która spełnia Twoje oczekiwania.

Podsumowując, aplikacje na smartfona mogą pomóc w zarządzaniu własnym czasem, ale też nie są rozwiązaniem idealnym dla każdego. Ważne jest, aby wybrać taką aplikację, która odpowiada Twoim potrzebom i preferencjom oraz korzystać z niej w sposób świadomy i zrównoważony.

Tomasz Sławiński